Skip to content

Intalnirile si sedintele pentru organizarea de intalniri

Intalnirele sunt plictisitoare. Intalniriele sunt plictisitoare. Intalnirirle sunt. Intalnirile pot fi plictisitoare. Intalinirile sunt utile daca stii cum se planifica si se organizeaza. Dar cum sunt intalnirile celor care ii ajuta pe ceilalti sa se organizeze sau sa adune laolalta pe cei care trebuie sa discute despre activitatile proiectului curent sau sa planifice bgetul urmatorului trimestru? Asta da nuca tare, insa nu chiar!

Experienta noastra de peste 20 de ani in facilitarea si organizarea de evenimente ne-a dat oportuntiatea de a distila ingredientele de succes ale unei intalniri, dincolo de teorie si dincolo de orice recomandari ale unor experti cu diplome mai mari si mai scortoase, dar care nu au fost implicati in organizarea unor evenimente cu peste 200 de persoane. Ei bine, lucrurile stau cam asa:

  1. Nu se organizeaza intalniri doar de dragul revederii… prin intalnire se urmareste cresterea gradului de implicare a participantilor la proiect, facilitarea transferului real de informatii in grup si nicidecum punctarea unei activitai intr-o fisa de pontaj!  Daca vei face asta, atunci increderea co-echipierilor si membrilor tai de echipa este in pericol, daca nu anulata!
  2. Durata intalnirilor trebuie sa fie optima, nici prea lunga, dar nici prea scurta; se considera ca o intalnire operativa nu trebuie sa depaseasca 30-60 minute, in functie de agenda si topica discutiei. Mai bine planifici si organizezi mai multe intalniri pe diferite topici, decat sa programezi o intalnire lunga si obositoare pentru toata lumea.
  3. Timingul este pretios –  noi organizam  cele mai eficiente sedinte in prima parte a zilei, cand inca suntem activi si concentrarea este la cote ridicate; organizam si sedinte dupa-amiaza, insa aceste sunt mai degraba de jalonare decat decizionale!
  4. Agenda este elementul central – cand se trimite anuntul pentru o intalnire nu se uita niciodata agenda intalnirii; participantii trebuie sa stie ce se va discuta, cine se implica, ce trebuie sa se pregateasca si ce se discuta. Logic, nu?
  5. Dimensiunea grupului. O sedinta de informare poate sa fie inlocuita cu un mail circular. O decizie se comunica pe anumite paliere si apoi se distribuie ierarhic. Insa pentru o sedinta trebuie apelat acel numar relevant de persoane asa incat sedinta sa aiba rezultat palpabil si imediat. De cele mai multe ori sedinta in proiecte aduce la discutii 5-10 persoane.

Va incurajez si pe voi sa faceti acelasi lucru, iar daca aveti nevoie de un pic de ajutor sa nu ezitati deloc ca sa ne contactati. In plus, putem sa va sustinem si cu ajutorul colegilor nostrii experti in sociologie si psihologie aplicata in cazul in care mergeti mai departe cu evaluarea activitatii echipelor voastre. Mai sunt multe de spus, dar pe indelete putem povesti daca planifici un eveniment sau vrei sa faci parte din echipa noastra si ne apelezi.

Veni, vidi, foederis! #remotedconferences