A doua intamplare teribila, de data asta fara avioane, vine tot de la Cluj. O sesiune ulterioara evenimentului povestit anterior, cu un numar mai redus de participanti, doar vreo 30, dar cu aceeasi tema. In cautarea locatiei de organizare, am intrebat, cum se spune, “in stanga si in dreapta”, pentru a afla ce hotel ofera o sala de conferinte la dimensiunile si standardele dorite de noi, cu un bun raport calitate-pret. Am intrebat, am primit recomandari de la cativa colaboratori din zona, am analizat, pana la urma am decis, achitat avansul si rezervat spatiul.
Numai ca activitatea de organizare este menita a te invata ca, intr-adevar, socoteala de acasa nu se potriveste cu cea din targ !
Odata ajunsi acolo, prima bucurie a fost sa ne dam seama ca hotelul ales desi « situat central, intr-o zona linistita, in apropierea mijloacelor de transport », asa cum era mentionat pe site, avea o mica-mare problema, fiind situat central in imediata apropiere a unei benzinarii. Lipit de ea, mai exact. Mester fotograful ce facuse pozele pentru site-ul de prezentare, desi parea ca a surprins cladirea din toate unghiurile, reusise sa evita orice detaliu legat de benzinarie.
…ok, respiram adanc, descindem in receptie cu toate angaralele inerente organizarii, ne prezentam, si avem a doua bucurie : a, sala de conferinte ? Cum iesiti, faceti stanga, ocoliti claridea si vedeti intrarea. Cum care intrare ? Intrarea salii de conferinta !
Deci da, sala noastra « de conferinta » era de fapt salonul de nunti din curtea hotelului. Eram in primul an al activitatii de organizare si tocmai aflasem ca, desi ni s-a confirmat ca ni se pune la dispozitie sala de conferinte « din hotel », asta nu inseamna ca se afla chiar IN hotel. Ne-am invatat minte, de atunci am inclus in chestionarul pentru hotel si intrebarea “sala de conferinte are intrare separata ? ».
Daca va mai spun si ca bannerele de prezentare nu puteau fi puse in sala ca nu se puteau gauri peretii si ca am inceput evenimentul, a doua zi, cu un banner fixat la usa salii, afara, fluturand gratios in vant, in vreme ce colegul meu ba ura bun venit unui participant, ba tinea cu mana de banner sa nu zboare, va puteti imagina ce « distractie » a fost.
Pe langa asta, faptul ca la pranzul din a doua zi de eveniment am fost serviti cu intarziere fiindca « acu s-a dus baiatul sa faca un dus, vine imediat » e deja hilar.
Cu toate aceste inconveniente, evenimentul a decurs ireprosabil din punctul de vedere al participantilor si lectorilor, fiindca am reusit sa ne tinem de agenda si s-au dezbatut toate subiectele incluse in aceasta, aducand acel aport de informatii si cunostinte, know how si exemple de bune practici promis. Durerile de cap au fost, asa cum este si normal, doar de partea organizatorilor.
Morala ? Pai din aceasta intamplare teribila am tras 2 concluzii. Mai intai de toate ca pentru recomandari in domeniul ospitalitatii nu ne bazam pe opiniile localnicilor. Fara suparare pentru toti localnicii de pretutindeni, nu avem cum cunoaste din proprie experienta calitatea serviciilor hoteliere din orasul in care locuim. Apoi ca, pentru siguranta, este bine de aflat experienta hotelului respectiv in organizarea de evenimente similare evenimentului nostru. Si de clarificat, in scris, toate aspectele si « fineturile » legate de logistica ( asa cum deja am povestit, era bine de stiut dinainte ca sala de conferinta din hotel nu era chiar in hotel). Pentru siguranta, atunci cand prezentarea de pe site sau din oferta lasa loc de indoiala, se pot solicita fotografii si schite ale salii si al spatiului din imediata apropiere a acesteia. In acest mod, ne asiguram de lipsa surprizelor si intamplarilor teribile !