Asadar prima intamplare teribila e din 2006, noiembrie, cand organizam un eveniment de 2 zile, cu peste 100 de particinanti din administratia publica, la Cluj. Era in perioada de pre-aderare, cand exista o disponibilitate semnificativa atat din partea participantilor, cat si din partea lectorilor, pentru asemenea evenimente de informare.
Am plecat, asadar, impreuna cu echipa, spre Cluj, respectand una dintre regulile de baza ale procedurii noastre de organizare, care spune ca sala se amenajeaza in preziua evenimentului no matter what. Odata ajunsi acolo, ne-am confruntat cu prima problema : sala de restaurant era mare iar sala de conferinte era mica. Total invers decat ce prevedea contractul cu hotelul, dintr-un motiv neimportant in acest moment se facuse « o incurcatura » in suprafetele salilor. Asa ca prima incercare a fost sa convingem echipa hotelului ca trebuie sa …. mute, in 2 ore, restaurantul in alta sala. Nu a fost usor insa pana la urma, din considerentul ca nu ne putem face de rusine nici noi nici dumnealor, au acceptat. A fost un tur de forta dar pana la urma, cu ajutorul nemijlocit al echipei noastre, s-a rezolvat.
Cand am inceput amenajarea « la liniuta » a salii de conferinta – si nu e deloc o gluma, avem un coleg care nu poate participa la un eveniment, in calitate de organizator, daca scaunele nu-s aliniate impecabil, mi-am luat un ragaz de cateva minute pentru ceea ce noi numim « telefoanele de va asteptam ». Adica telefoanele de ultim moment pentru a confirma, final de tot, ca participantii vor fi prezenti. Aceste telefoane au inceput, cum altfel, cu speakerii din agenda – experti de la nivel ministerial in problematica fondurilor pre aderare. La primul telefon s-a declansat urgia : toata (adica TOATA ) agenda noastra, care la ora aceea trebuia sa aterizeze in Cluj, era la Bucuresti, in aeroport, asteptand sa plece avionul. Care nu putea pleca din cauza prognozei meteo de ceata extrema din Cluj. Mai erau mai putin de 10 ore pana la inceperea evenimentului si nu aveam agenda. Aveam, insa, participanti. Ca niciodata, venisera déjà toti cei care aveau cazare, adica vreo 85% din total. Suficient sa ne facem de rusine intr-un stil mare !!!
Dupa momentul initial de perplexitate, am fost asigurati ca, « intr-un fel sau altul, ajungem acolo ». Toata chestiunea era ce ne facem noi cu participantii care se asteptau sa vada la prezidiu toate numele importante din agenda…..
In acel moment am avut si un dram de noroc fiindca s-a dovedit ca nu era chiar toata agenda in avionul acela, mai erau 2 sau 3 persoane care optasera pentru calatoria cu autoturismul. Asa ca in noaptea dinaintea evenimentului ne-am apucat, impreuna cu acesti speakeri, sa reformatam programul primei zile, astfel incat sa « acoperim » in mod coerent cateva subiecte, pana cand aveau sa ajunga toti lectorii.
Am inceput evenimentul cu ochii incetosati de oboseala si ingrijorare, noi, organizatorii, moderand discutiile care se purtau intre participanti si 2 vorbitori, cei doi fiind veniti acolo pentru prezentarea unor exemple de buna practica dar foarte dornici sa ajute cu orice topica ar fi fost de discutat.
Undeva dupa ora pranzului am fost anuntati de la receptie ca « au sosit si restul de cazari ». Dupa aterizarea avionului avusesera si alte peripetii care inclusesera vreo 2 telefoane pierdute in avion si un drum la un dealer de telefonie mobila pentru inlocuirea lor. Insa, ca o surpriza pentru toata lumea, echipa nou venita includea mai multi experti decat cei care confirmasera initial participarea, iar discutiile si dezbaterile care au urmat au fost mai mult decat folositoare pentru toti cei prezenti.
Spre sfarsitul acelei zile cumplit de grele, unii dintre noi aproape ca dormeau, la propriu, la prezidiu…..jumatate petrecusera noaptea in aeroport iar cealalta jumatate petrecusera noaptea facandu-si griji pentru cei care petrecusera noaptea in aeroport. Am facut tot ce-am putut ca sa nu se observe acest mic neajuns si totul a fost perfect.
Si ca sa facem si putin haz de necaz, tot la sfarsitul acelei prime zile am constatat, nu fara o portie considerabila de ras si glume pe aceasta tema, ca TOATA echipa de organizare era inregistrata la receptie pe o singura camera a hotelului. Numa vreo 6 oameni eram……. Pai nu-ti vine in fiecare zi un client care vrea sa mute restaurantul ….nici nu e de mirare ca n-au mai tinut socoteala camerelor.
As spune ca aceasta a fost cea mai teribila intamplare din istoria organizarilor noastre de pana acum, insa astept sa mai povestim si altele, poate ma razgandesc. Ceea ce pot spune sigur de tot, este ca in rezolvarea tuturor problemelor povestite mai sus cel mai mult ne-a ajutat COMUNICAREA. Comunicarea foarte eficienta si apropiata in interiorul echipei de organizare dar, foarte important, in exteriorul acesteia : cu locatia de organizare, cu expertii invitati si cu participantii. Este importanta o comunicare formala (cu « adrese » si mesaje scrise) prin mail si (la vremea aceea) fax, insa la fel de importanta este si comunicarea informala, « de la om la om ». Asta ne-a permis sa discutam direct cu toti expertii invitati, dincolo de acceptarea invitatiei si delegarea acestora din partea institutiilor in care lucrau. Din clipa in care au aparut intarzierile despre care va povesteam, nu a mai fost o comunicare intre institutii ci o comunicare intre oameni. Oameni care doreau ca totul sa iasa bine.
Voi ce intamplari teribile ati avut, ca organizatori sau ca participanti ?