A treia intamplare teribila vine din Bacau. Cu ceva ani in urma echipa noastra a organizat o caravana de informare pentru unul din Programele Operationale, in 12 municipii din tara, in decurs de 12 saptamani. Evenimentele in sine erau simple (doar de 1 zi, fara cazari, fara bataie de cap). Ei da, dar combinate cu alte vreo 2 asemenea contracte derulate in paralele, ajunsesem la situatia absolut hilara ca, atunci cand m-a sunat cineva sa ma felicite pentru o aniversare, a trebuit sa intreb pe cineva din echipa in ce oras ne aflam. 🙂
Si aveam, deci, unul dintre cele 12 evenimente in Bacau, la un hotel de 4 stele nou deschis, frumusel dar, din pacate, cu o echipa destul de lipsita de experienta intr-ale evenimentelor. In seara dinainte cand, conform procedurilor, am amenajat sala, a trebuit sa cerem de vreo 123422 ori microfoanele pentru prezidiu. Cand, intr-un final, m-au lasat nervii si am ridicat usor tonul la « fata care se ocupa » sa aduca microfoanele alea odata, am primit o intrebare inocenta : ce e acela prezidiu ????? Aoleu….
Dar cel mai greu moment a fost cand ni s-a comunicat ca nu, nu puteti atarna bannerul niciunde. Nu, nici lipi afise. Nu, dom’ne, ca noi am investit aici, pai ce, veniti dumneavoastra sa ne stricati peretii ? Nu. Ca o fi, ca o plezni, ca sucita, ca invartita….NU ! Inutil sa aduc in discutie identitatea vizuala si prevederile acesteia, contractul semnat cum ca banner, afise, etc…..contractul semnat back2back cu hotelul cum ca banner, afise, etc…NU !
Ok, brain storming ad hoc, cu Echipa noastra si Echipa din partea beneficiarului, subiect “ce ne facem, fratilor?”. Trebuie sa precizez ca in respectivul contract colaborarea cu Echipa de proiect din partea beneficiarului a fost una dintre cele mai bune din experienta noastra intr-ale organizarii, am avut o colaborare absolut extraordinara, pe tot parcursul contractului am actionat ca o singura Echipa, cu aceleasi interese. Si au venit ele, ideile: afisele le punem pe un flipchart amplasat la loc vizibil. Din fericire hotelul avea « plansa metalica » si, dupa cateva rugaminti argumentate cu un foarte prietenos ton ridicat pentru a ne asigura ca suntem auziti, l-au pus la dispozitie. Dar ce te faci cu bannerul…..musamaua aia imensa de 1/3 metri ? Agatat de perdele ? Nope, se rup. Agatat de sina perdelelor ? Se smulge, dom’ne, pai ce facem aici, devastam ? S-a adus lejer in discutie amplasarea lui in fata hotelului dar…nu, nu era o solutie, identitatea vizuala trebuia asigurata in sala.
Si-atunci a venit. Ideea. Punem bannerul pe masa de prezidiu ! Ca tot zici ca-i musama, fix ca o musama il punem ! Sa atarne pe latura spre sala, la vedere, cum cere identitatea vizuala, sa dea frumos in poze si sa nu faulteze pretiosii pereti !
Si uite asa am facut, dragii mei, evenimentul de a doua zi cu bunatate de banner atarnat pe marginea mesei, ca fata de masa a bunicii. Ca sa nu avem surprize, il prinsesem zdravan cu banda adeziva pe suprafata orizontala a mesei si domnii de la prezidiu au avut misiunea importanta de a amplasa hartii, calareti, mape, etc astfel incat sa nu se vada prea tare lipitura. Nu s-a vazut. Misiune indeplinita !
Si ca sa si radem, imi aduc aminte ca, in restaurant, grija pentru curatenie si impecabil era atat de mare incat depasea grija pentru clienti. Era un ospatar debarasator care avea grija ca oriunde apare o firimitura sa curete imediat. Cu aspiratorul portabil. Mi-a ramas mic dejunul in gat cand a pornit zgomotul ala la spatele meu, pe ne-anuntate, de era sa ma aiba pe constiinta. 🙂
Morala ? Pai tot la comunicare ajungem. La importanta ei. La o buna comunicare cu echipa beneficiarului care, in loc sa stea pe margine si sa critice nerespectarea conditiilor, a inteles ca situatia din teren nu depinde de noi si am facut front comun in a depasi toate impedimentele.