Skip to content

A sasea intamplare teribila, cu o caravana si niste materiale promotionale

A sasea intamplare teribila a avut loc in iarna lui 2010 cand am avut de organizat o serie de 5 evenimente, in mai multe orase din tara. Desi la semnarea contractului lucrurile parea clare, in scurt timp s-au precipitat si a trebuit sa organizam cele 5 evenimente, a cate 3 zile fiecare in doar 2 saptamani. Asa, tip caravana. Cu incepere peste 3 zile, dar cu respectarea tuturor termenelor legate de aprobarea machetelor promotionale si a bunului de tipar. Mobilizarea echipei de organizare pentru plecare de pe o zi pe alta a fost floare la ureche. Aprobarea materialelor si darea lor in productie astfel incat sa avem, eventual, si niste prime cateva zeci de exemplare la primul eveniment …. Asta, dragii mei, a fost adevarata provocare.

Dar, cu pretul unor artificii de neimaginat, dand in productie un prim lot cu regim de urgenta, am reusit si am plecat cu cutiile de mape, pixuri, agende, etc, pentru primul eveniment, la Bacau, frumos aranjate in portbagaj.  Pentru al doilea eveniment urma sa «ne intalnim» cu materialele la Targu Mures, ele venind cu curierul.

Toate bune si frumoasa, numai ca odata ajunsi la Targu Mures, materialele nu ne asteptau acolo. Colegii de la birou le expediasera cu cateva ore intarziere fata de grafic, asa ca in loc sa avem materialele de aranjat in sala in preziua evenimentului, noi aveam doar palpitatii.

Inutil sa precizez ca am facut noapte alba cu ganduri negre. A doua zi, am trait si momentul in care participantii incepusera sa soseasca dar materialele inca nu. Echipa de la client se impacienta, la telefon curierul jura ca toate coletele noastre sunt pe traseu, noi insistam ca fusesera puse cu red code si trebuiau livrate « acum, de fapt nu, ADINEAURI »….ce sa mai detaliez….doar receptionerul de la hotelul respectiv stie ce zarva am facut incercand sa clarific telefonic situatia! Dupa  15 minute in care am poluat grav atmosfera cu anxietatea mea, m-a rugat sa stau jos si sa tac din gura ca se ocupa el. A pus mana pe telefon si, nu stiu prin ce minune, in urmatoarele 10 minute curierul era in receptie iar 2 angajati ai hotelului deschideau cutiile si fugeau pe scari cu mapele in brate. Tocmai la timp pentru a le distribui in timpul pauzei de cafea introdusa fortat in program dupa modulul introductiv!

Morala? Pai, intr-ale organizarii apar, tot timpul, situatii tensionate sau sincope in inlantuirea procedurilor. Ideal ar fi ca timingul sa nu fie foarte strans, pentru a exista un interval de rezerva, in orice etapa. Daca, totusi, trebuie sa ne tinem cu firea si sa facem tot ce putem pentru rezolvarea situatiilor aparent extreme. Foarte rar situatiile sunt fara solutii!