A opta intamplare teribila, cu un eveniment anulat

Azi despre un eveniment anulat. Planificat pana in ultimele detalii, intr-o locatie din Ploiesti si…anulat de echipa hotelului pentru ca tocmai ce fusesera anuntati ca trebuie sa gazduiasca un alt eveniment, in baza unui contract cadru pre-existent. De care uitasera cand au semnat contractul cu mine. Asa ca au anulat evenimentul meu. Cu o zi inainte. Si nici nu era un eveniment important, «doar» o intalnire cu ziaristi, pentru promovarea proiectelor finantate european, pentru o autoritate de management a unui program operational in derulare la momentul respectiv.

In regula, radem, plangem, glumim, ne panicam, dar ce ne facem? In mai putin de 24 de ore aveam sa plecam cu ziaristii participanti din centrul Bucurestiului, pentru a vizita proiecte pe traseu si a derula discutii  si conferinte de presa in sala de conferinta a hotelului ales.

In disperare de cauza, am ales politica transparentei totale. Am avut o scurta discutie cu echipa de proiect din partea Beneficiarului, expunand foarte realist si corect situatia si am avut placuta surpriza a unei reactii realiste si constructive: hai sa cautam impreuna o alta locatie, evenimentul merge mai departe. In mai putin de 2 ore cele apx 10 persoane «de la noi si de la ei» am reusit sa identificam probabil singurul hotel din Ploiesti care avea o sala de conferinta libera de azi pe maine. Nu era tocmai hotelul pe care l-as fi ales pentru un eveniment organizat de noi, insa era cea mai buna optiune disponibila. Nu tocmai potrivit asezat, nu tocmai adecvat pentru evenimente corporate institutional, cu o echipa nu tocmai pregatita pentru astfel de evenimente dar…disponibil. Am respirat adanc, am decis ca «tonul face muzica» si «omul sfinteste locul» si am concluzionat ca doar de noi depinde ca acest eveniment sa fie, totusi, unul reusit.

Si a fost un eveniment reusit. Toti cei implicati au ales sa se concentreze pe esential – proiectele vizitate, subiectele discutate – si mai putin pe …. ambient si locatie. Au fost unele momente grele pt orgoliile noastre, in special atunci cand dotarile salii de conferinte au lasat de dorit, la fel ca si reactia echipei de la hotel dar, in final, totul a fost bine. Si ne-am ales cu niste amintiri care, desi traumatizante in prima faza, acum ne fac sa zambim.

Morala ? Intotdeauna, indiferent de situatie, o atitudine deschisa si constructiva este de ajutor. Nu ne pierdem cu firea si rezolvam, cat se poate de bine, o situatie ce pare irezovabila.